Предпросмотр и проверка записей

Зачем проверять несколько записей

Макет может хорошо выглядеть на первой строке таблицы и оказаться непригодным для другой записи. Длинное название выходит за границы, пустое значение оставляет незаполненный блок, а некорректные данные могут помешать формированию штрихкода.

Предпросмотр AxioLabel Студии формирует этикетку с данными выбранной записи. До печати всего файла проверьте не только первую строку, но и записи с самыми длинными, короткими, пустыми и необычными значениями.

Что должно быть готово

• открытый шаблон этикетки;
• подключённый файл Excel или CSV с несколькими строками;
• текстовые элементы и штрихкоды, связанные с нужными полями источника;
• правильно заданные размеры этикетки.

Если таблица ещё не подключена, выполните действия из статьи «Excel / CSV». Размеры и рабочую область можно проверить по инструкции «Настройте размер и параметры этикетки».

Откройте предпросмотр

1. На панели инструментов дизайнера нажмите кнопку с подсказкой «Предпросмотр».
2. Дождитесь формирования изображения этикетки.
3. Проверьте имя и размер шаблона в верхней части окна.
4. Найдите строку вида «Запись 1 из N» и кнопки перехода назад и вперёд.

Для просмотра данных выбирать принтер не обязательно. Сообщение о невыбранном или недоступном принтере относится к возможности печати и не мешает визуально проверить успешно сформированную этикетку.

Предпросмотр формирует этикетку с данными выбранной записи и позволяет переходить между строками источника.

Переключайтесь между записями

Нажимайте стрелку вправо, чтобы перейти к следующей записи, и стрелку влево, чтобы вернуться к предыдущей. Номер в строке «Запись X из N» показывает текущую позицию и общее количество доступных строк.

На первой записи кнопка перехода назад недоступна, на последней — кнопка перехода вперёд. При каждой смене записи Студия заново подставляет значения и формирует изображение этикетки.

Минимально проверьте:

• первую и последнюю записи;
• запись с самым длинным текстом;
• запись с самым коротким текстом;
• строки с пустыми необязательными значениями;
• разные форматы штрихкодов, если они встречаются в одном наборе.

Проверьте длинный текст

Найдите запись с самым длинным названием, описанием или другим текстовым значением. Убедитесь, что текст:

• не выходит за границы этикетки;
• не перекрывает штрихкод, изображение или соседний текст;
• не обрезается в середине важного значения;
• остаётся читаемым после переноса на несколько строк.

Если значение не помещается, закройте предпросмотр и измените размер или положение элемента. Для длинного описания используйте многострочный текст и выделите ему достаточную область. После изменения снова откройте предпросмотр и вернитесь к проблемной записи.

Записи с длинными значениями нужно проверять отдельно: текст должен оставаться внутри отведённой области.

Проверьте пустые значения

Пустая ячейка источника обычно приводит к пустому значению связанного элемента. Для необязательного описания это может быть допустимо, но пустое название, артикул или обязательное значение штрихкода требует проверки.

Если на этикетке появился неожиданный пустой участок:

1. проверьте соответствующую ячейку Excel или CSV;
2. проверьте, что элемент связан с правильным полем;
3. убедитесь, что заголовок столбца не был изменён после настройки шаблона;
4. исправьте исходный файл или привязку и повторно откройте предпросмотр.

Не подменяйте обязательные значения пробелами: визуально поле может выглядеть заполненным, но штрихкод или последующая обработка останутся некорректными.

Проверьте штрихкоды

Для каждой записи убедитесь, что штрихкод сформирован полностью и сохраняет достаточный размер. Если доступен сканер, проверьте считывание нескольких разных записей после пробной печати.

Некоторые типы штрихкодов предъявляют строгие требования к составу, длине и контрольной сумме данных. Пустое или некорректное обязательное значение не может быть закодировано.

При блокирующей ошибке Студия не показывает готовое изображение и выводит сообщение проверки. Исправьте данные либо выберите подходящий тип штрихкода, затем сформируйте предпросмотр снова.

Блокирующая ошибка данных не позволяет сформировать результат, пока значение не будет исправлено.

Различайте ошибки и предупреждения

Ошибка блокирует формирование результата для текущей записи. Вместо готового изображения отображается сообщение с причиной, а печать недоступна до исправления.

Предупреждение сообщает о потенциальной проблеме, но может не блокировать сформированное изображение. Не игнорируйте предупреждения при пакетной печати: проверьте связанную запись и убедитесь, что результат допустим.

Сообщение о принтере не означает ошибку данных макета. Сначала отделите проверку содержимого этикетки от проверки печатного оборудования.

Проверьте весь набор перед пакетной операцией

Кнопка «Печать записи» относится только к записи, номер которой сейчас показан в предпросмотре. Кнопка «Печать всех» относится ко всему подключённому набору.

До использования «Печать всех» последовательно проверьте критичные записи и устраните ошибки. Количество копий применяется при печати, но не меняет число записей, между которыми вы переключаетесь в предпросмотре.

В предпросмотре можно отправить на печать текущую запись или весь подключённый набор.

Контрольный список перед печатью

• количество записей соответствует подключённому файлу;
• текст не выходит за границы и не перекрывает другие элементы;
• обязательные значения заполнены;
• ведущие нули, даты и цены отображаются ожидаемым образом;
• штрихкоды формируются без ошибок;
• размер шаблона соответствует физической этикетке;
• в пробном режиме учтён водяной знак Trial.

Ограничения результата пробной версии описаны в статье «Пробный режим».

Что делать дальше

После проверки всех критичных записей можно выбрать текущую запись или весь набор и перейти к печати. Подробный порядок действий описан в статье «Печать текущей записи и всего файла».

Возможности предпросмотра и работы с данными также перечислены на странице AxioLabel Студии.